ECCO Règles de Conduite & Procédure Administrative

Les ECO ont pour mandat l’évaluation des connaissances et habiletés attendues chez les optométristes en début de carrière qui désirent exercer leur profession au Canada.  C’est par l’Évaluation Canadienne des Compétences en Optométrie (ECCO) que les ECO effectuent cette évaluation.  Ce mandat supporte directement les Membres (i.e. les organismes de réglementation professionnelle provinciaux et territoriaux canadiens) dans leur rôle de protection du public.  Tous les candidats doivent respecter les Règles de Conduite et suivre la Procédure Administrative afin de préserver l’intégrité du processus d’examen.  Tout accès sans autorisation au contenu de l’examen ou toute tentative de non-respect ou d’amoindrissement de l’examen constituent une violation de la raison d’être de l’ECCO.  

En s’inscrivant à et/ou en participant à l’ECCO (aussi nommée «l’évaluation» ou «l’examen»), les candidats acceptent de se conformer aux Règles de Conduite de l’ECCO suivantes et de suivre la Procédure Administrative de l’ECCO.  Tout contrevenant à ces Règles de Conduite peut faire face à des pénalités et actions décrites dans La Politique de Fraude & de Mauvaise Conduite.

Règles de Conduite

1.   Chaque individu participant à l’ECCO doit protéger l’intégrité et la confidentialité de l’examen.  

2.   Tous documents de l’ECCO (aussi nommée «l’évaluation» ou «l’examen») sont la propriété exclusive des ECO et sont protégés par des droits des biens (droits d’auteur).  Les documents d’examen incluent tout item ou document déjà utilisés ou pouvant être utilisés dans un examen de l’ECCO.  Ceux-ci incluent mais ne sont pas limités aux questions d’examen, réponses aux questions d’examen, livrets d’examen, feuilles-réponses, documents des examens d’habiletés techniques ainsi que l’information concernant la procédure d’examen suivie au niveau du développement et de l’administration de l’ECCO.  Les documents d’examen et l’information sont strictement confidentiels et toute possession, reproduction, distribution ou partage de ces documents d’examen et de cette information est illégale et sujette à des poursuites qui peuvent inclure une demande d’indemnisation pour fins de recouvrement des coûts de développement et d’administration de l’examen.  Seuls les documents d’examen et l’information qui sont rendus publiques par les ECO, tels que les dossiers cliniques à l’usage des candidats sont exclus de cette ordonnance de confidentialité.    

3.   D’autres types de comportements inacceptables comprennent notamment mais non exclusivement:  

•                    La reproduction, la copie et/ou le partage des documents d’examen avec un autre individu en tout temps, ou offres incluant toute tentative de reproduction, de partage ou de copie des documents d’examen.  Ceci inclut des discussions avec des candidats du passé, du présent et futur ou évaluateurs ou sujets (patients) à propos de tout document ou matériel d’examen avant, pendant ou après l’examen et ce, sur le site ou à l’extérieur du ou des site(s) d’examen.  Ceci comprend notamment mais non exclusivement :

§  Conversations entre Candidats et Évaluateurs avant le début, pendant ou après les sessions d’habiletés techniques

§  Conversations entre Candidats pendant les pauses entre les sessions d’habiletés techniques

§  Discussion au sujet de l’examen entre les sessions du matin et de l’après-midi des composantes écrites

§  Description des questions de l’ECCO à un candidat qui se présente pour passer l’ECCO

•                    Partage ou échange d’équipement entre les sessions cliniques ou usage d’équipement non-autorisé selon la Procédure Administrative et/ou le Dossier Clinique à l’Usage des Candidats

•                    Fournir de l’information fausse ou trompeuse en ce qui concerne l’identité d’une personne qui passe l’examen pour quelqu’un d’autre ou encore de permettre à quelqu’un d’autre de passer l’examen à votre place

•                    Passer l’examen pour une raison autre que de celle de s’inscrire auprès d’un organisme de réglementation professionnelle canadien

•                    Amener des objets interdits tels que définis dans la Procédure Administrative de l’ECCO. Cette liste comprend notamment les effets suivants sans toutefois s’y limiter : téléphones cellulaires, notes, livres, calculatrices personnelles ou autres aides

•                    Retrait de tout matériel ou document d’examen du site de l’examen à l’exception des objets permis définis dans la Procédure Administrative de l’ECCO.  Ceci inclut le retrait de tout équipement fourni au candidat.

•                    Écrire sur d’autres documents que ceux qui sont fournis par les ECO pour fins d’écriture

•                    Se comporter de façon à déranger le processus d’examen ou l’environnement de l’examen ou pouvant déranger les autres individus qui participent à l’examen

•                    Se comporter d’une façon qui pourrait être considérée comme non-professionnelle, nocive, violente ou potentiellement violente envers les évaluateurs, les candidats, les patients ou autres employés des ECO ou autres contractuels. Ceci inclut notamment mais pas exclusivement la communication avec le personnel des ECO concernant l’inscription à l’ECCO, l’horaire, l’administration de l’examen, les notes et les relevés de notes

•                    Omettre de divulguer un conflit d’intérêts.  Pour les examens d’habiletés techniques, un candidat qui connaîtrait un évaluateur ou un patient, que ce soit à un niveau personnel ou professionnel, doit le déclarer à l’évaluateur en chef

•                    Fournir de l’information ou des documents faux ou frauduleux qui concernent tout aspect de l’administration de l’ECCO incluant l’inscription à l’ECCO et les rapports de performance

•                    Quitter les aires d’attente désignées, la salle d’examen assignée pour la session d’habiletés techniques ou toute autre partie du site d’examen sans la permission de l’Évaluateur en Chef ou du Surveillant en Chef ou autre membre du personnel désigné

•                    Omettre de signaler tout comportement décrit précédemment dès qu’un individu en prend conscience 

Procédure Administrative

L’information et la procédure suivantes concernent les composantes écrites et d’habiletés techniques

Identification du Candidat

Les candidats doivent porter leur porte-nom à toutes les sessions de l’ECCO (écrites et habiletés techniques).

Les ECO se réservent le droit de refuser l’accès aux candidats ne portant pas leur porte-nom et si jugé nécessaire, de demander de fournir des documents additionnels d’identification émis par les gouvernements afin de confirmer l’identité du candidat.

Arrivée & Se Présenter à l’examen

Les candidats doivent arriver dans l’aire d’inscription de l’examen de 30 à 60 minutes avant le début de l’examen.  Le temps recommandé pour se présenter à l’examen sera noté à l’horaire personnalisé remis aux candidats.

Lorsque le candidat se présente à l’examen, il doit aussi présenter son porte-nom au personnel de l’examen et demeurer à l’endroit désigné en attendant le début de l’examen.  Une fois que le candidat s’est présenté au personnel et que son identité a été vérifiée, il n’a plus la permission de quitter cet endroit désigné et devra y demeurer jusqu’au début de l’examen.  Nous demandons aux candidats de s’assurer d’avoir tout ce dont ils auront besoin pour l’examen avant de se présenter à l’examen.

Retards

Des consignes importantes concernant l’examen sont données environ 15 minutes avant le début de l’examen.  Les candidats qui arrivent pendant que ces consignes sont données peuvent se voir refuser l’entrée par le Surveillant en Chef, l’Évaluateur en Chef ou autre membre désigné du personnel de l’évaluation.

Pour les Composantes Écrites de l’ECCO: Les candidats qui se présentent 15 minutes ou plus après le début de l’examen ne pourront pas passer l’examen.

Pour les Composantes d’Habiletés Techniques: Les candidats qui se présentent après le début prévu de l’évaluation ne pourront pas passer l’examen.

Articles autorisés/Non-autorisés

Tout article ou équipement peut être inspecté par les ECO avant de permettre l’accès aux candidats sur les lieux d’examen. 

Les Candidats ne peuvent amener que les articles suivants sur les lieux de l’examen:

·       Porte-nom officiel fourni par les ECO (obligatoire)

·       Horaire personnalisé de l’ECCO fourni par les ECO qui est imprimé sur une seule feuille de papier (obligatoire)

·       Crayon en bois (pas de porte-mine), gomme à effacer

·       Montre

·       Eau embouteillée dans une bouteille transparente et sans étiquette.  Les breuvages autres que l’eau ne sont pas permis.

·       Chandail

·       Pour la composante des habiletés techniques uniquement -  équipement requis pour passer l’examen (voir «Équipement et Fournitures» ci-bas)

Fourniture interdite inclut:

·       Tout appareil informatique ou de transmission, tels que les ordinateurs, calculatrices, appareil mobile, téléphones cellulaires, pagette/téléavertisseur, iPod ou autre terminal mobile/sans fil

·       sacs à main, portefeuilles, sacs, sacs à dos, valises

·       livres, papier ou toutes notes

·       le Guide de l’ECCO et/ou la Table des Spécifications de l’ECCO

·       étuis à crayons, étuis à lunettes

·       vêtements d’extérieur tels que manteaux, pantalons de ski, gants, foulards, chapeaux

·       nourriture, cigarettes

Toute fourniture ou articles non-autorisés devront être laissés à l’extérieur des zones d’examen ou dans un endroit désigné à l’intérieur de l’édifice où se déroule l’examen.  Les ECO NE sont PAS responsables pour toute perte ou dommage de cette fourniture ou articles laissés dans ces endroits désignés.  Nous conseillons aux candidats d’éviter d’amener tout article de valeur sur les lieux d’examen. 

Médicaments/Nourriture permis UNIQUEMENT avec permission préalable:

Les candidats à besoins nutritionnels spéciaux reliés à une condition médicale doivent obtenir une permission préalable des ECO s’ils doivent apporter de la nourriture ou des médicaments dans les salles d’examen.  Cette demande doit être faite par écrit et envoyée au moins trente (30) jours avant l’évaluation. La nourriture et/ou médicaments doivent être facilement visibles et placés dans un sac transparent de type «Ziploc».  Nous encourageons les candidats à utiliser les périodes de transition qui durent 10 minutes entre les sessions d’habiletés techniques afin de manger ou de prendre leurs médicaments.  Les ECO ne sont pas responsables pour tous dommages causés aux documents d’examen par de la nourriture/eau.

Départ

Lorsque l’examen est terminé, le candidat doit quitter la salle d’examen, prendre tous ses effets personnels et quitter les lieux de l’examen rapidement et sans discuter avec les autres candidats.  Une fois que le candidat a quitté, il ne peut revenir dans la zone assignée à l’attente ou encore dans la salle d’examen.

L’information et la procédure suivantes s’adressent aux évaluations d’Habiletés Techniques

Identification & Horaire

Les candidats doivent apporter leur horaire lorsqu’ils participent aux composantes d’Habiletés Techniques de l’ECCO.

Rappel: Les candidats doivent apporter leur porte-nom fourni par les ECO lorsqu’ils se présentent à l’examen d’habiletés techniques et porter ce porte-nom pendant toute la durée de l’évaluation.

Équipement & Formulaires

a)    Dossiers Cliniques:

Les Dossiers Cliniques à l’usage des Candidats  seront disponibles dans chaque salle d’examen.  Aucun autre papier ne sera permis dans la salle d’examen à l’exception de l’horaire personnalisé d’examen du candidat qui lui a été posté avant l’examen. 

b)    Équipement:

·        Les candidats doivent fournir leur propre équipement  tel que décrit sous la rubrique Dossiers Cliniques à l’Usage des Candidats, “Préparation à l’ECCO, Évaluation des Habiletés Techniques”

·        Seul  l’équipement requis sera permis dans les salles d’examen

·        Il n’est pas permis de partager ou d’échanger de l’équipement pendant ou entre les sessions d’évaluation

·        Les ECO n’aideront pas les candidats à se procurer l’équipement requis

·        L’équipement doit être placé dans un étui ou un sac transparent.  Ces étuis ou sacs peuvent être inspectés par l’Évaluateur en Chef ou autre membre du personnel des ECO.

·        Tous autres sacs qui ont pu être utilisés pour transporter l’équipement tels que les sacs à dos, les grands sacs/sacoches, les valises sur roues, etc., ne sont pas  permis dans la salle d’examen

Tous les autres instruments et équipements seront fournis dans chaque salle d’examen. Le type ou la marque commerciale de l’instrumentation pourra varier d’une salle à l’autre. Les Candidats N’auront PAS la liberté de changer de salle d’examen pour raisons d’équipement.

La préparation et/ou ajustement des instruments (ex: mise au point des oculaires, ajustement de l’écart optique à celle du candidat) ne peuvent être faits à l’avance. Ce type d’ajustements peut faire partie des habiletés ou techniques à démontrer.

Bien que les ophtalmoscopes binoculaires indirects (OBI) soient fournis par les ECO, les candidats désirant utiliser leur propre OBI peuvent le faire pourvu qu’il soit muni d’un miroir d’observation adéquat.

Le calibrage d’instruments (ex.: le lentimètre) ne relève pas du candidat avant ou pendant la session d’examen. Les candidats doivent présumer que les instruments qu’ils utilisent ont été calibrés à l’avance.

Coordination d’Horaire le Jour de l’Examen

Avant le jour de l’examen, les candidats auront reçu leur horaire sur lequel se retrouvent les salles d’examens qui leur sont assignées.  Toutes modifications le jour même de l’examen sont faites à la discrétion de l’Évaluateur en Chef.

Le jour de l’examen, lorsque l’Évaluateur en Chef en aura donné la consigne, les candidats doivent se diriger directement vers la salle d’examen qui leur est assignée et attendre à l’extérieur de la dite salle jusqu’au début de l’examen. (Dans les cas où le début de l’évaluation serait retardé, l’Évaluateur en Chef s’assurerait que la durée de l’évaluation ne serait pas compromise.)

Les candidats et les évaluateurs entrent dans la salle d’examen 5 minutes avant le début de l’évaluation.  Les candidats peuvent utiliser ce temps pour se familiariser avec la salle, l’équipement et les procédés à accomplir. Il est interdit d’amorcer toute technique à démontrer au cours de la session avant le début officiel de celle-ci (ceci inclut l’entrevue avec le patient).

L’Évaluateur indiquera le début de l’évaluation pour chaque session.  Les candidats doivent demeurer dans la salle d’examen jusqu’à ce que l’Évaluateur signale la fin du temps alloué.

Tous disposent de 10 minutes pour effectuer la rotation entre les séances d’évaluation.  Il n’est pas permis de parler avec d’autres candidats ou évaluateurs pendant cet intervalle de temps.  Les candidats ne peuvent entrer dans la salle d’examen suivante avant le temps indiqué à l’horaire.  Aucun temps supplémentaire n’est prévu pour l’usage des salles de bain durant les séances d’évaluation. 

Note : En plus de devoir demeurer dans la salle d’examen jusqu’à ce que l’Évaluateur signale la fin du temps alloué, les candidats ne doivent pas quitter les lieux de l’examen et ce pour toutes raisons que ce soit sans la permission d’un évaluateur.  Les candidats qui quittent les lieux de l’examen ou les salles d’examen sans permission se verront refuser l’accès aux lieux de l’examen et ne pourront compléter le reste de l’examen.

L’Évaluateur interrompra son évaluation et indiquera la fin de la séance au candidat après que les 45 minutes se seront écoulées. Les candidats sont responsables du temps qui leur est alloué pour chaque composante d’habiletés techniques.  Ils doivent organiser leur temps de façon à compléter toutes les techniques requises dans le temps prévu (consultez le Guide de l’ECCO pour le temps alloué).

Inscription des Résultats et Correction

Les candidats vont suivre les consignes et inscrire leurs résultats sur les Dossiers Cliniques à l’Usage des Candidats qui se trouvent dans chaque salle d’examen.  Les candidats doivent aussi communiquer ces résultats verbalement à l’Évaluateur.  Les candidats doivent être familiers avec l’ordre dans lequel les techniques doivent être effectuées mais peuvent consulter les instructions avant et pendant la séance d’examen.

Rétinoscopie. Le candidat peut reprendre un procédé s’il le désire à l’exception de la rétinoscopie statique. Un candidat peut cependant effectuer une rétinoscopie et mesurer l’acuité visuelle avec le résultat obtenu. Le candidat peut alors continuer la rétinoscopie à ce point s’il est insatisfait de la vision obtenue. L’Évaluateur notera le dernier résultat obtenu à moins d’avis contraire. Important : Une fois le subjectif amorcé, il sera interdit de reprendre ou de continuer la rétinoscopie.

Reprise d’une technique:    Le candidat doit toujours aviser l’Évaluateur de son intention de reprendre une technique. Il doit citer et inscrire tous les résultats obtenus. Il doit rayer de façon claire tout résultat à ignorer par l’Évaluateur.

Les Évaluateurs  ne donneront pas de notes à toutes techniques effectuées avant le début de la séance.  Les tests non complétés seront cependant notés par les évaluateurs.  Les habiletés techniques sont des évaluations qui doivent être complétées dans la période de temps allouée. L’incapacité de compléter tous les tests requis affectera la note globale.

Le comportement du candidat, les consignes données aux patients par le candidat et le langage utilisé sont évalués tout comme la communication et les autres aptitudes interpersonnelles.

Les Évaluateurs peuvent intervenir pour assurer le confort et la sécurité des patients. Ils pourront choisir d’interrompre ou d’éliminer des procédés s’ils jugent que le bien-être du patient est en danger.

Important: Les notes et résultats inscrits par le candidat ainsi que tout autre matériel d’examen sont la propriété exclusive des ECO. Lorsque la séance d’habiletés techniques sera terminée, tous les documents doivent être remis à l’Évaluateur, ceci inclut les dossiers cliniques, toutes notes prises et tout matériel d’examen.  Il est défendu de retirer des salles d’examen toutes feuilles ou matériel sur lesquels  le candidat aurait inscrit de l’information.

Incidents

Les candidats auront l’opportunité de compléter un Rapport d’Incidents à la fin de la séance d’évaluation.  Il en revient aux candidats de remplir un Rapport d’Incident et de le remettre à un officiel des ECO pour toutes circonstances qui, selon eux, auraient entravé leur performance ou nuit à la qualité de leur évaluation lors des séances. Les rapports d’incidents peuvent être remplis à la fin d’une session et doivent être remis à l’évaluateur présent dans la salle d’examen ou à l’Évaluateur en Chef.  La partie supérieure du formulaire devrait être complétée avant de quitter la salle d’examen et doit être complétée avant de quitter les lieux de l’examen. Les candidats n’auront pas la permission de tenter de retrouver les évaluateurs à la fin des quatre sessions d’habiletés techniques.

Rôle des Évaluateurs & Observateurs

Chaque candidat est évalué par un Évaluateur pour chaque séance.

Important : Les Évaluateurs ne peuvent donner de conseils, opinions ou autres directions aux candidats.

Lorsqu’il entre dans la salle d’examen, le candidat peut se présenter à l’Évaluateur et au patient.

Conflit d’Intérêt: S’il arrivait qu’un candidat connaisse déjà le patient ou l’Évaluateur, que ce soit sur une base personnelle ou professionnelle, il doit en faire part à l’Évaluateur.  Il en est de même pour un Évaluateur qui connaîtrait un candidat. Un autre patient ou Évaluateur lui sera assigné.

Il est possible que des observateurs autorisés entrent dans la salle au cours de la séance d’évaluation. Ils ont reçu la consigne de ne pas parler avec les Candidats ou les Évaluateurs dans les salles d’évaluation.

Tenue Vestimentaire

Une apparence soignée ainsi qu’une tenue vestimentaire adéquate pour un environnement clinique de soins de santé sont de mise.  Les candidats peuvent choisir de s’habiller avec plusieurs couches de vêtements puisque la température des salles d’examen peut fluctuer.  Des vêtements avec un nombre excessif de poches ou de grandeur excessive peuvent ne pas être permis.

Les ECO refuseront l’accès ou l’évaluation aux candidats qui, selon l’Évaluateur en Chef ou autre membre du personnel désigné, se présentent en tenue vestimentaire inappropriée.

Tenue vestimentaire inappropriée inclurait:

·        Jeans, shorts, chemises ou chandails sans manches (chemises à manches courtes sont  permises), sandales, "flip-flops," casques de baseball, bijoux présentant un danger potentiel,  etc.

L’information et la procédure administrative suivante concernent les composantes Écrites de l’ECCO

Coordination d’Horaire et Attribution des Sièges le jour de l’examen

Lors de leur arrivée au local d’examen, les candidats doivent se diriger directement à la place qui leur est assignée et doivent y demeurer jusqu’au début de l’examen et pendant tout l’examen.  Les candidats n’ont pas le droit de quitter la place qui leur est assignée sans la permission du surveillant.  L’endroit où les candidats s’assoient pour l’évaluation peut être assigné par le Superviseur en Chef.

Les candidats doivent attendre la consigne du Superviseur en Chef avant de commencer l’examen.  Si le début de l’examen devait être retardé, le temps total de l’examen serait respecté. 

Note : Les candidats ne peuvent pas quitter la salle d’examen pour quelque raison que ce soit sans la permission du surveillant.  Les candidats qui quittent la salle d’examen assignée sans la permission ne pourront pas revenir dans la salle d’examen pour compléter leur examen.

Équipement

Il n’est pas permis de partager ou d’échanger de l’équipement pendant ou entre les sessions d’évaluation.  Les ECO n’aideront pas les candidats à se procurer l’équipement requis.

Les calculatrices (Casio FX 260) seront fournies.  Tous les candidats doivent utiliser les calculatrices fournies.  Les calculatrices ne peuvent être partagées avec d’autres candidats.

Les crayons ne sont pas fournis.  Les candidats doivent apporter leurs propres crayons et gommes à effacer.

Les fournitures et équipements des candidats peuvent être vérifiés avant leur entrée dans la salle d’examen.

Feuilles-réponses

Les candidats sont responsables de l’exactitude des données inscrites dans la partie identification de la feuille-réponse.  Au début de chaque examen, le Superviseur en Chef aidera les candidats à compléter la partie d’identification sur la feuille-réponse.

Les candidats ne doivent choisir qu’une seule réponse par question. Les questions omises ou ayant plus d’une réponse seront considérées comme erronées.  Toutes les réponses doivent être inscrites sur les feuilles-réponses.  Les livrets d’examen ne sont pas corrigés.  Seules les feuilles-réponses sont corrigées.

IMPORTANT : Les feuilles-réponses ainsi que tout le matériel d’examen sont la propriété des ECO.  Les candidats doivent remettre leurs feuilles-réponses, livrets d’examen, et toute autre fourniture d’examen au Superviseur en Chef ou autre personne désignée avant de quitter les lieux de l’examen.  Il est interdit de quitter la salle d’examen avec tout matériel d’examen que ce soit.

Départ

Les candidats peuvent quitter la salle d’examen à n’importe lequel moment se situant après la mi-temps et avant les quinze (15) dernières minutes du temps réservé à l’examen.